پروفرما چیست؟ تعریف پروفرما اینویس، کاربردها و مراحل صدور

اگر قصد واردات یا صادرات کالا را داشته باشید، احتمالا یکی از اولین اسنادی که با آن رو به رو می شوید پروفرما (Proforma Invoice) است.

این سند به طور کلی پایه بسیاری از فرآیندهای تجاری مانند ثبت سفارش، دریافت مجوزهای وارداتی، پرداخت های بین المللی و حتی برنامه ریزی حمل و نقل کالا می باشد.

بسیاری از افراد تصور می کنند که پروفرما همان فاکتور فروش است، در حالی که این دو سند تفاوت های مهمی با یکدیگر دارند و هر کدام در مرحله مشخصی از معامله مورد استفاده قرار می گیرند.

در ادامه این مقاله به طور کامل بررسی می کنیم که پروفرما اینویس چیست، چه اطلاعاتی در آن درج می شود و چه کاربردی در واردات و صادرات دارد و چه تفاوتی با اینویس و پیش فاکتور دارد.

پروفرما (Proforma Invoice) چیست؟

پروفرما یا Proforma Invoice سندی است که فروشنده پیش از نهایی شدن معامله برای خریدار صادر می کند و در آن اطلاعات اولیه مربوط به کالا، قیمت، شرایط پرداخت، نحوه حمل، اینکوترمز و سایر جزئیات معامله درج می شود.

به بیان دیگر، پروفرما یک پیشنهاد رسمی فروش است که به خریدار اعلام می کند کالا با چه شرایطی عرضه خواهد شد. این سند معمولا قبل از صدور فاکتور تجاری (Commercial Invoice) تهیه می شود و مبنای بسیاری از مراحل اداری و تجاری در واردات و صادرات به حساب می آید.

هرچند پروفرما به تنهایی نشان دهنده انجام معامله نیست، اما نقش مهمی در توافق اولیه بین فروشنده و خریدار دارد و اطلاعات آن در مراحل بعدی معامله مورد استناد قرار می گیرد.

تعریف پروفرما اینویس به زبان ساده

پروفرما اینویس به معنای پیش فاکتور یا فاکتور اولیه است. فروشنده پس از دریافت درخواست خرید یا توافق اولیه، این سند را صادر می کند تا تمامی شرایط معامله به صورت شفاف در اختیار خریدار قرار گیرد.

فرض کنید قصد خرید دستگاهی از یک شرکت چینی را دارید. قبل از پرداخت وجه، فروشنده سندی برای شما ارسال می کند که در آن مشخص شده است:

• چه کالایی ارسال می شود
• تعداد کالا چقدر است
• قیمت نهایی معامله چقدر خواهد بود
• هزینه و روش حمل چگونه محاسبه می شود
• پرداخت به چه روشی انجام خواهد شد
• کالا از کدام کشور ارسال می شود
• پیشنهاد فروش تا چه تاریخی اعتبار دارد

این سند در واقع همان پروفرما است.

به زبان ساده، پروفرما مانند یک پیشنهاد رسمی خرید و فروش عمل می کند که تمامی شرایط معامله را پیش از عقد قرارداد در اختیار خریدار قرار می دهد تا با آگاهی کامل درباره خرید تصمیم گیری گند و در صورت تأیید، مراحل بعدی معامله آغاز گردد.

کاربرد های پروفرما

پروفرما نقش مهمی در مدیریت و پیشبرد معاملات بین المللی دارد و به خریدار و فروشنده کمک می کند تا قبل از نهایی شدن قرارداد، تمامی جزئیات معامله را به صورت شفاف بررسی و تأیید کنند.

همچنین بسیاری از فرآیندهای تجاری و اداری بر اساس اطلاعات مندرج در این سند انجام می شوند.

به طور کلی مهم ترین کاربردهای پروفرما عبارتند از:

• ثبت سفارش کالا و انجام مراحل قانونی واردات
• برآورد هزینه های واردات مانند حمل، بیمه و ترخیص کالا
• انجام امور بانکی و ارزی مانند حواله ارزی یا گشایش اعتبار اسنادی (LC)
• تعیین شرایط پرداخت و حمل برای جلوگیری از اختلافات احتمالی
• هماهنگی با شرکت های حمل و نقل و گمرک بر اساس اطلاعات کالا
• مرجع تنظیم اسناد تجاری مانند فاکتور تجاری (Commercial Invoice) و پکینگ لیست (Packing List)

در ادامه متن راجع به کاربردهای پروفرما در موارد مختلف بیشتر توضیح داده می شود.

کاربرد در واردات

در واردات کالا، پروفرما یکی از اولین مدارکی است که واردکننده از فروشنده خارجی دریافت می کند. این سند عموما برای ثبت سفارش، دریافت مجوزهای لازم، برآورد هزینه های واردات و برنامه ریزی خرید مورد استفاده قرار می گیرد.

همچنین واردکننده با بررسی اطلاعات پروفرما می تواند قبل از پرداخت، از قیمت، مشخصات کالا و شرایط معامله اطمینان حاصل کند.

کاربرد در صادرات

صادرکنندگان نیز از پروفرما برای ارائه پیشنهاد رسمی فروش به مشتریان خارجی استفاده می کنند. این سند باعث می شود خریدار قبل از نهایی شدن سفارش، از تمامی شرایط معامله آگاه شود و در صورت موافقت، فرآیند خرید را آغاز کند.

استفاده از پروفرما همچنین احتمال بروز اختلاف بین فروشنده و خریدار را در مراحل بعدی معامله را کاهش خواهد داد.

کاربرد در ثبت سفارش

یکی از مهم ترین کاربردهای پروفرما، استفاده از آن در ثبت سفارش واردات است. اطلاعات مندرج در پروفرما مبنای ثبت سفارش کالا قرار می گیرد و بسیاری از جزئیات مانند ارزش کالا، کشور مبدا، تعداد، تعرفه و شرایط حمل از همین سند استخراج می شود. به همین دلیل هرگونه اشتباه در تنظیم پروفرما می تواند باعث بروز تأخیر یا بروز مشکل در فرآیند ثبت سفارش شود.

کاربرد در امور بانکی

در بسیاری از معاملات بین المللی، بانک ها برای بررسی درخواست گشایش اعتبار اسنادی (LC)، حواله ارزی یا سایر روش های پرداخت، پروفرما را از متقاضی دریافت می کنند.

بانک با استفاده از اطلاعات این سند، مبلغ معامله، مشخصات فروشنده، نوع کالا و شرایط پرداخت را بررسی کرده و بر اساس آن فرآیندهای مالی را انجام می دهد.

پروفرما شامل چه اطلاعاتی است؟

یکی از مهم ترین ویژگی های پروفرما، درج دقیق اطلاعات معامله است.

هرچه اطلاعات این سند کامل تر و شفاف تر باشد، احتمال بروز اختلاف میان خریدار و فروشنده کاهش می یابد و مراحل ثبت سفارش، پرداخت و ترخیص کالا نیز با سرعت بیشتری انجام خواهد شد.

• مهم ترین اطلاعات مندرج در پروفرما شامل موارد زیر هستند:
• اطلاعات فروشنده شامل نام شرکت یا فروشنده، آدرس، شماره تماس و ایمیل و آدرس وبسایت
• اطلاعات خریدار شامل نام شخص یا شرکت خریدار، آدرس، اطلاعات تماس و کشور محل فعالیت
• مشخصات کالا شامل نام کالا، مدل یا برند، تعداد، وزن یا حجم، مشخصات فنی و کد تعرفه
• قیمت کالا شامل قیمت واحد، تعداد، قیمت کل و نوع ارز معامله مورد معامله
• شرایط پرداخت شامل پرداخت نقدی، حواله بانکی (T/T)، اعتبار اسنادی (LC)، پیش پرداخت یا مرحله ای
• شرایط حمل شامل روش حمل (حمل دریایی، هوایی، زمینی، ریلی یا چندوجهی)، محل تحویل کالا و زمان تقریبی ارسال
• اینکوترمز
• کشور مبدأ
• کشور مقصد
• مدت اعتبار پروفرما

تفاوت پروفرما و اینویس

پروفرما (Proforma Invoice) و اینویس (Commercial Invoice) از مهم ترین اسناد تجارت بین المللی هستند و در عین حال با یکدیگر متفاوت می باشند.

در واقع پروفرما قبل از نهایی شدن معامله برای اعلام شرایط فروش صادر می شود، در حالی که اینویس پس از قطعی شدن سفارش صادر شده و به عنوان فاکتور نهایی فروش مورد استفاده قرار می گیرد.

مراحل صدور پروفرما یا پیش فاکتور

صدور پروفرما یکی از اولین مراحل در انجام یک معامله بین المللی است و به خریدار و فروشنده کمک می کند تا قبل از نهایی شدن سفارش، درباره تمامی جزئیات معامله به توافق برسند.

هرچند ممکن است روند صدور پروفرما در شرکت های مختلف کمی متفاوت باشد، اما به طور معمول این فرآیند طبق مراحل زیر انجام می شود:

• دریافت درخواست خرید (Inquiry): خریدار درخواست خرید یا استعلام قیمت کالا را برای فروشنده ارسال می کند.
• بررسی شرایط فروش: فروشنده مشخصات کالا، قیمت، موجودی، شرایط پرداخت و نحوه حمل را بررسی می کند.
• تنظیم پروفرما: اطلاعات توافق شده در قالب یک Proforma Invoice تهیه و تمامی جزئیات معامله در آن درج می شود.
• ارسال پروفرما برای خریدار: فروشنده پروفرما را برای خریدار ارسال می کند تا شرایط معامله را بررسی و تایید کند.
• تأیید پروفرما و آغاز معامله: در صورت موافقت خریدار، مراحل ثبت سفارش، پرداخت و آماده سازی کالا برای ارسال آغاز می شود.

سوالات متداول درباره پروفرما